لطفا برای شروع گفتگو نام خود را وارد نموده و دپارتمان مورد نظر را انتخاب نمایید
نام :
دپارتمان :

نرم افزار اتوماسیون اداری

تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان‌ها، کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات بایگانی اسنادخود باشند. آنچه که هم‌اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگهداری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در سازمان است

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد، (ارتباطات) است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

اتوماسیون اداری، به مجموعه نرم افزارهایی گفته می‌شود که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و از بستر برای انجام و مدیریت آن استفاده می‌گردد .

نرم افزار اتوماسیون اداری نیکان به عنوان یک سیستم مطرح قابلیت ها و امکانات بی شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می دهد که بتواند با بهره گیری از از آن سازمان بدون کاغذ را به طور نسبی محقق سازد.

 ویژگی های شاخص نرم افزار اتوماسیون اداری نیکان

§        استفاده از محیط کاربری تحت وب و ویندوز به صورت همزمان

§        امكان استفاده از سیستم به صورت offline

§        امکان بهره گیری از ابزار فرم ساز و موتور گردش کار

§        تعریف عملیات خودکار در کارتابل شامل ایمیل خودکار نامه ها، بایگانی، ارجاع و ...

§        ارتباط کامل با آرشیو سازمانی و استفاده از سرویس بایگانی در کارتابل

§        امکان مدیریت انواع موجودیتهای اطلاعاتی شامل نامه، فرم اداری، یادداشت اداری، کار و ... در کارتابل

§        قابلیت استفاده به صورت چند زبانه

§        امکان دریافت اطلاعات سازمانی از دیگر سیستمهای نیکان

§        ماژول مستقل دبیرخانه جهت سرعت و سهولت انجام عملیات دبیرخانه ای

 تعاریف مرتبط با اتوماسیون اداری

§        تعريف دبيرخانه هاي متعدد و دفاتر ثبت متعدد در هر دبيرخانه

§        تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مکاتبه در خارج از سازمان

§        تعریف قالب هاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره

§        تعریف پارامترهای عمومی سیستم شامل شیوه ارسال نامه، دلایل ارجاع، محرمانگی نامه و ..

§        تعریف موضوعات پرتکرار، اقدامات پرتکرار، دستورات پرتکرار و ..

§        تعریف کلیدواژه های مرتبط با محتوای نامه ها جهت جستجو و دسترسی به نامه ها

§        تعریف فرمهای اداری و سازمانی و دسته بندی آنها

§        تعریف درختواره چارت سازمانی و انتساب پست سازمانی به کاربران

§        تعريف گروه هاي مکاتباتي و انتساب کارکنان به اين گروه ها جهت تسهيل مکاتبات داخلي و ارجاعات دسته جمعي

§        تعریف و ثبت تصویر امضای کاربران

§        تعریف قواعد ارجاع توسط پستهای سازمانی

 امکانات اتوماسیون اداری

§        ايجاد و ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي در سيستم به همراه ضمائم نامه

§        الصاق انواع فايل ها به عنوان پيوست نامه شامل فيلم، صوت، تصوير ومتن

§        الصاق انواع مستندات موجود در آرشیو الکترونیک سازمان به نامه

§        دریافت و ارسال نامه از طریق نمابر و پشتیبانی از پروتکلهای مربوطه

§        دریافت و ارسال نامه از طریق ایمیل

§        تایپ و ویرایش نامه و اصلاح مشخصات نامه

§        انتساب كليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی  نامه

§        ايجاد نامه پيش نويس (Draft) و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي (براي نامه صادره و داخلي)

§        ارجاع نامه به پست هاي مجاز در درون سازمان

§        ارجاع اتوماتيک بر اساس شرايط تعريف شده در کارتابل

§        دسترسی به کارتابل به ازاء هر پست سازمانی و تفکیک کارتابل منطبق بر نوع ورودیهای کارتابل

§        نظارت بر کارتابل پستهای زیر مجموعه در درختواره چارت سازمانی و مشاهده تاریخچه کارتابل

§        تفویض کارتابل و خودکارسازی عملیات کارتابل

§        سازماندهی بایگانی اختصاصی، سازمانی و شخصی در کارتابل

§        کار با کارتابل به صورت offline و چند زبانه

§        بهره گیری از یادداشتهای اداری جهت انجام مکاتبات غیر رسمی یا دوستانه

§        ایجاد و مدیریت فرمهای اداری سازمانی با استفاده از ابزار فرم ساز و موتور گردش کار نیکان

§        استفاده از جستجو بر اساس کلیه های ویژگیهای نامه، یادداشت اداری، فرم الکترونیک و ...

 گزارشهای اتوماسیون اداری

§        دريافت گزارشات مديريتي از عملکرد کارتابل پرسنل

§        تهيه گزارش از درختواره ارجاعات نامه

§        دريافت گزارشات دبيرخانه اي

§        دريافت گزارشات از نامه هاي در انتظار پاسخ

§        دريافت گزارشات آماري و نموداري به تفکيک واحدها و افراد

§        دريافت گزارش پست ها و واحدهاي سازماني

§        ذخيره سازي خروجي گزارشات بصورت فايل

§        چاپ نامه، چاپ یادداشت اداری و چاپ فرم اداری

§        طراحی و تعريف گزارشهای جدید با استفاده از ابزار قدرتمند طراحی گزارش‏های پويا

 ملاحظات امنیتی اتوماسیون اداری

§        ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران

§        تعیین سیاست های کلی تعریف کلمه عبور و اعمال آن

§        خروج اجباری کاربران از سیستم

§        تعیین تعداد تلاش ناموفق جهت ورود به نرم افزار

§        جلوگیری از ورود کاربر در مقاطع زمانی مورد نظر

§        محدود کردن ایستگاه کاری ورود به سیستم توسط کاربر

§        تعیین برنامه زمانی دلخواه جهت ورود کاربر به سیستم

§        نمايش كاربران وارد شده و خارج شده و كاربراني كه ورود ناموفق داشته اند

§        تعريف سطوح دسترسي و نوع عمليات مجاز توسط کاربران وتعیین نقش برای کاربر

 

 

آدرس

  شیراز- بلوار استقلال- حد فاصل خیابان شبان و چهارراه هوابرد- طبقه فوقانی داروخانه دکتر دانش

 07138303411-38302393

07138390260-38307777

09174444624-09178610861

مدیر فروش :09174444326

خدمات شرکت

لینک های پر کاربرد

    عضویت در خبرنامه

    :نام
    :ایمیل
    :تلفن همراه