یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

1398/08/05 20:19


یکی از مهم ترین بخش های اداره و سامان دهی هر شرکت و سازمانی قسمت امور مالی و حسابداری آن است که بسیار حائز اهمیت بوده و رشد و بقای کسب و کار هر فردی یا گروهی مستلزم رسیدگی درست و اصولی به حساب های آن مجموعه است. 
امروزه به دلیل پیشرفت و رشد روز افزون علم و تکنولوژی برای رسیدگی به امور مالی، حسابداری و حسابرسی شرکت ها و سازمان ها دیگر روش های دستی و ابتدایی حسابداری پاسخ گو نبوده و بایستی از نرم افزارهای حسابداری متنوعی که در بازار موجود می باشد کمک گرفت. 
 همان طور که گفتیم برای کنترل و اداره ی امور مالی شرکت ها نیازمند به خریداری یک نرم افزار حسابداری می باشیم! حال این سوال برایمان پیش می آید که چرا و چگونه می توانیم نرم افزار حسابداری خوب را انتخاب و خریداری نماییم؟ برای تهیه ی نرم افزار حسابداری باید به چه نکاتی توجه کرده و یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟ 
برای پاسخ به سوال اول باید بگوییم که با خریداری یک نرم افزار حسابداری خوب و منحصر به فرد شما دیگر نگران امور مربوط به کنترل حساب ها  و رسیدگی به امور مختلف مالی شرکت نبوده و با خیالی آسوده مطمئن باشید که تمامی کارها روزانه و به شکل مستمر در دفاتر ثبت و در پایان گزارشات مالی و حسابداری در دوره های مشخص هفتگی، ماهانه، فصلی و یا سالیانه را به طور منظم دریافت کنید. با عملکرد درست نرم افزار حسابداری اداره ی کسب و کارتان بسیار مطمئن و دقیق خواهد بود.  
حال نوبت آنست که اطلاعاتی درباره ی ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب را در اختیار شما بگذاریم تا بتوانید یک سیستم مناسب با کسب و کارتان را تهیه نمایید. 


مهم ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب

گرافیک و ظاهر نرم افزار: یکی از گزینه های حائز اهمیت در خرید نرم افزار حسابداری گرافیک سیستم شما می باشد. اگر چه در وهله ی اول رسیدگی به حساب ها و تهیه گزاراشات مالی حائز اهمیت است، لذا در شرکت ها و سازمان های با حجم بالای کاری گزاراشات مالی را به صورت نمودارها و جداول تهیه گردند. مطالعه ی گزارشات ارائه شده به این شکل کار را برای مدیران راحت تر کرده و آن ها با تصاویر به نمایش در آمده توسط نمودارها تمامی حساب ها و امور مالی کسب و کارشان را کنترل نمایند.
و همچنین ساده گی و زیبایی ظاهری سیستم برای کارکنان گیرایی لازم را داشته و در مدت زمان استفاده از نرم افزار احساس خسته گی بیش از حد ننموده و حین کار احساس راحتی خواهند داشت.
امنیت اطلاعات مالی: از دیگر ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب که بسیار نیز حائز اهمیت است، تضمین اطلاعات مالی شرکت ها و سازمان هاست. به دلیل این که تمامی اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حسابداری باید به شکل محرمانه ای حفظ گردد، لذا سیستم امنیتی نرم افزار حسابداری باید دقیق بوده و امکان دسترسی افراد مختلف به اطلاعات سازمان وجود نداشته باشد. 
برای این کار بهترست از نرم افزارهای معتبر و دارای مجوز امنیتی استفاده نمایید. چرا که این نوع نرم افزارها قبلا چندین بار تست شده و استانداردهای لازم را دارا هستند.
هماهنگی و یکپارچگی سیستم با نوع کسب و کار: به دلیل تنوع فعالیت های اقتصادی موجود در شرکت ها و سازمان ها بایستی یک نرم افزار حسابداری خوب هماهنگی و یکپارچگی لازم را با نوع فعالیت کسب و کار شما داشته باشد. همچنین در صورت یکپارچگی سیستم نرم افزاری شما به راحتی به تمامی اطلاعات مالی و حساب دسترسی داشته و به شکل منسجم اطلاعات را ثبت و گزارشات را دریافت خواهید کرد. 
سرعت و به روز بودن نرم افزار حسابداری: از دیگر ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب سرعت آن ست که بسیار با اهمیت می باشد. شما با خرید یک سیستم به روز و مدرن که سرعت بالایی نیز دارد می توانید رسیدگی به امور مختلف مالی شرکت و سازمان را در مدت زمان کمتر و با کیفیت بهتری انجام دهید. گرچه این مورد در ابتدای کار برای شما پر هزینه باشد. اما در ادامه ی فعالیت اقتصادیتان بسیاری از هزینه ها را کاهش داده از اتلاف وقت شما و کارکنان جلوگیری بعمل خواهد آورد.
انعطاف پذیری و پشتیبانی نرم افزار: خوب انعطاف پذیری نرم افزار حسابداری مورد استفاده نیز خیلی مهم و با اهمیت است. یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت ها و انعطاف لازم را جهت تغییراتی نیازمند کسب و کار شما می باشد را داشته باشد و بتواند طبق استانداردهای جهانی این مسیر را کاربران میسر و هموار نماید.
از دیگر گزینه هایی که می توان برای یک نرم افزار حسابداری خوب بر شمریم پشتیبانی آن ست. یک نرم افزار حسابداری خوب بایستی همزمان و به صورت دقیق اطلاعات موجود را پشتیبانی نموده و با این کار شما از ثبت اطلاعات، گردش های صورت گرفته و تمامی فعالیت های انجام شده که حجم آن ها نیز بسیار بالا است خاطر جمع شده و دلیلی برای نگرانی نداشته باشید. 
دریافت گزارش های تحلیلی و کاربردی: امروزه به دلیل حجم بالای فعالیت های اقتصادی اطلاعات حسابداری و مالی را خود را به کمک یک نرم افزار حسابداری خوب به راحتی تجزیه و تحلیل نموده و در پایان با گزارشات به دست آمده تصویر درستی از نحوه ی انجام و اداره ی امور مربوط به کسب و کارتان داشته باشید. 
با استفاده از یک نرم افزار حسابداری شما در زمان کمتر، گزارشات دقیق تر و صحیح تری را دریافت نموده و کنترل بیشتری نسبت به امور تجاریتان خواهید داشت.  
  سادگی نرم افزار و کاربرپسند بودن آن: اگر کمی دقت کنید متوجه می شوید که بیشترین موفقیت ها در زمینه ی تکنولوژی های صورت گرفته ساده بودن آن ها بوده است. به عنوان مثال موفقیت مایکروسافت در ارائه ی نرم افزارهایی چون word و Powerpoint ساده گی و کاربرپسند بودن آن ها بوده است. این ویژگی منحصر به فرد بسیار کمک کننده می باشد چرا که کاربر به راحتی می تواند کار با نرم افزار مورد نظر را در مدت زمان کمتر حین انجام کار یاد گرفته و تسلط لازم را کسب نماید. یک نرم افزار حسابداری نیز باید چنین ویژگی داشته باشد تا کاربر بتواند به راحتی به بخش های مختلف و فیلدها دسترسی داشته و بتواند تمامی امور مالی شرکت را ثبت و رسیدگی کند. این کار موجب می شود تا تنش ها در حین انجام کار کاهش یافته و بهره وری کاری کارکنان نیز افزایش داشته باشد. 


مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری خوب 

به هر حال هدف شما از تهیه ی یک سیستم نرم افزار حسابداری رسیدن به یک سری اهداف بلند مدت می باشد. لذا بهتر دانستیم تا مزایای یک نرم افزار حسابداری خوب را در پایان ذکر کنیم که شامل موارد زیر می باشد:
    صرفه جویی در زمان و پیشگیری از اتلاف وقت 
    ثبت اطلاعات حسابداری به شکل مستمر، محاسبه ی دقیق امور مالی
    ارزیابی و برآورد جریانات نقدی و مالی شرکت یا سازمان 
    به حداقل رساندن اشتباهات حسابداری
    ارائه ی گزارشات دقیق و منسجم
    و بسیاری موارد دیگر 

 

شیراز ، بلوار استقلال ، حد فاصل شبان و هوابرد ، طبقه فوقانی داروخانه دکتر دانش